従業員が病気で働けなくなったら？ 会社が最初に確認すべき5つのこと

「体調が悪くて、しばらく会社を休みたいのですが……」

「診断書は出してもらうべき？ 費用はどちらが払うの？」

「もう休職扱いにしてしまってよいのだろうか」

従業員から体調不良で長く休みたいと連絡があったとき、会社として何から確認すればよいのか迷うことがあります。

第1回でご説明したとおり、休職は、欠勤が長くなれば自然に始まるものではありません。就業規則に沿って、会社が一つずつ確認していく必要があります。

第2回の今回は、従業員が病気で働けなくなったときに、会社が最初に確認すべき5つのことを、実際に進む順番に沿って整理します。

1．まずは本人の状況を確認する

最初に、本人（難しければご家族）から、次のようなことを確認します。

• いつから働けない状態か
• 入院するのか、自宅で療養するのか
• どのくらいの期間、休む見込みか
• 今後、会社とどのような方法で連絡を取るか（電話・メールなど、連絡の窓口となる担当者も含めて）

ここで大切なのは、病名を詳しく聞き出すことよりも、仕事にどのような影響があるか（いつまで働けないか）を把握することです。病気の詳しい内容は、本人が話したくないこともあります。必要な情報は、この後の診断書で確認できます。

仕事が原因の可能性はないか

あわせて確認しておきたいのが、体調を崩した原因が仕事にある可能性はないかという点です。

たとえば、長時間労働が続いていた、職場でハラスメントを受けていた、といった事情がある場合、仕事が原因の病気（労災）にあたる可能性があります。

このシリーズで扱う休職は、仕事以外の病気やけが（私傷病）が前提です。仕事が原因の可能性がある場合は、労災として扱いが大きく変わるため、最初に確認しておきましょう（詳しくは第6回でご説明します）。

2．休み始めの扱いを決める（有休・欠勤）

休職に入る前の段階では、本人が休んだ日は、年次有給休暇（有休）か欠勤のどちらかとして扱うのが一般的です。会社に独自の「病気休暇」の制度がある場合は、その利用も考えられます。

有休を使うかどうかは、本人が決めること

有休を使うかどうかは、本人が選ぶものです。「有休が残っているなら先に使ってください」と勧めることはできますが、会社が本人の申し出なく一方的に有休扱いにすることは、原則としてできません。

欠勤日数を記録しておく

有休を使わない日は欠勤となります。このとき、欠勤が何日続いているかを記録しておくことが大切です。

第1回でご紹介したように、休職の規定は「欠勤が○日間続いたとき」といった条件になっていることが多く、この日数が休職を始められるかどうかの判断のもとになるためです。

3．診断書を提出してもらう

休職に入るかどうかを判断するうえで、重要な資料になるのが医師の診断書です。

診断書は必ず出してもらう必要がある？

法律で「診断書を提出させなければならない」と決められているわけではありません。

しかし、休職は「療養が必要で働けない」ことが前提の制度です。本当に療養が必要か、どのくらいの期間が必要かを会社が判断するには、診断書は事実上ほぼ欠かせない資料といえます。

就業規則に「欠勤が○日以上続く場合は、医師の診断書を提出しなければならない」といった定めがあれば、会社はそれに基づいて提出を求めることができます。定めがない場合でも、休職の判断に必要な範囲で提出をお願いすることは一般に可能と考えられていますが、本人が提出しない場合の扱いがあいまいになりやすくなります。まずは自社の就業規則にどう書かれているかを確認しましょう。

診断書で確認したいこと

• 療養が必要かどうか
• どのくらいの期間、療養が必要な見込みか
• 仕事ができる状態かどうか（「○か月間の自宅療養を要する」など）

病名だけが書かれていて期間の見込みが分からない場合などは、本人を通じて、必要な点を医師に記載してもらえないか相談してみるとよいでしょう。

診断書の費用は、本人と会社のどちらが払う？

診断書の作成には、医療機関によって数千円程度の費用がかかることがあります。この費用をどちらが負担するかについて、法律の決まりはありません。就業規則の定めや、会社の判断によります。

実務では、次のように分けて考えることが多いです。

• 本人の病気で、本人の申し出により休む場合
  →本人の負担とする例が多いです。
• 会社が「この医療機関で受診してほしい」と指定するなど、会社の求めで受診してもらう場合
  →会社の負担とする例が多いです。

どちらにするかを就業規則などで決めておくと、後の行き違いを減らせます。

診断書の取扱いには注意を

診断書に書かれた病名などの健康に関する情報は、法律上、特に慎重な取扱いが必要な個人情報とされています（個人情報保護法第2条第3項）。

診断書を見たり保管したりする人は、社長や人事担当者など、必要な人だけに限りましょう。休職中の情報の取扱いについては、第4回で詳しく取り上げます。

4．就業規則に当てはめ、休職の開始日と期間を決める

本人の状況と診断書の内容を確認したら、就業規則の休職の規定に当てはめます。

第1回でご紹介したように、休職の始まり方には、大きく分けて次の2つの方式があります。

• 条件を満たすと休職となる方式（例：「欠勤が30日間継続し、なお勤務できない場合は、翌日から休職とする」）
  →条件を満たしているかを確認し、定められた日を休職の開始日とします。
• 会社が休職を命じる方式（例：「欠勤が30日間継続し、なお勤務できない場合は、会社は休職を命じることがある」）
  →条件を満たしていることを確認したうえで、会社が休職を命じます。

どちらの方式でも、次の3つの日付をはっきりさせておきます。

• 休職の開始日
• 休職期間（就業規則に定められた期間。勤続年数によって異なる会社もあります）
• 休職期間が終わる日（満了日）

特に満了日は、期間が終わっても復職できない場合の扱い（第6回で取り上げます）に関わるため、会社と本人の認識がずれないようにしておくことが大切です。

5．休職に入ることを、本人に書面で伝える

休職の開始日などが決まったら、本人に伝えます。口頭だけで済ませず、「休職通知書」などの書面で残しておくと、後の行き違いを減らせます。

伝えておきたい主な項目は、次のとおりです。

• 休職の開始日・休職期間・満了日
• 休職中の給与の扱い
• 休職中の社会保険料の扱い
• 傷病手当金（健康保険から支給されるお金）について
• 休職中の会社との連絡方法
• 復職するときの手続き

それぞれの詳しい内容は、第3回（給与・社会保険料・傷病手当金）、第4回（休職中の連絡）、第5回（復職の判断）でご説明します。

体調を崩している本人にとって、休職中にお金や連絡がどうなるのかは大きな心配事です。最初の段階で必要なことを伝えておくことが、本人が安心して療養に専念することにもつながります。

まとめ｜休職が始まる前の対応が大切です

従業員が病気で働けなくなったときに、会社が最初に確認すべき5つのことをまとめます。

休職が始まる時点であいまいな点を残さないことが、休職中や復職のときの対応をスムーズにすることにつながります。

次回の第3回では、休職中の給与・社会保険料・傷病手当金がどうなるのかを整理します。

休職シリーズ（全7回）

• 第1回　長期欠勤したら自動的に休職？ そもそも休職とは何か
• 第2回　従業員が病気で働けなくなったら？ 会社が最初に確認すべき5つのこと（この記事）
• 第3回　休職中の給与・社会保険料・傷病手当金はどうなる？
• 第4回　休職中の従業員に、会社はどこまで連絡してよい？
• 第5回　「復職できます」という診断書が出たら、会社は復職させなければならない？
• 第6回　休職期間が満了したら自動的に退職？ 会社が注意すべきこと
• 第7回　あなたの会社の休職規程は大丈夫？ 確認したい7つのポイント

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※本記事は2026年11月3日時点の情報をもとにした一般的な説明です。実際の取扱いは就業規則の内容や個別の事情によって異なりますので、判断に迷われる場合は当事務所にご相談ください。